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Versiegeln Sie wichtige Datensätze und legen Sie fest, wer sie durch das Mehr-Augen-Prinzip freigeben und brechen darf

Siegel

Versiegeln Sie wichtige Datensätze und legen Sie fest, wer sie durch das Mehr-Augen-Prinzip freigeben und brechen darf

Über das Siegelsystem können Datensätze vor direktem Zugriff geschützt werden. Die Entnahme des Passwortes ist nur durch die Eingabe einer Begründung möglich. Optional kann das Siegel auch mit einer oder mehreren Freigabe-Vorlagen verknüpft werden (Mehr-Augen-Prinzip). Eine hierarchische Freigabestruktur kann optional durch verantwortlichen Ebenen ebenfalls abgebildet werden.

Automatisches Versiegeln mittels Workflow und Task-System
Mit Hilfe des Workflow- oder Task-Systems können Datensätze anhand einer Vorlage automatisch versiegelt werden. Legt ein Benutzer ein Passwort an, so wird dies mit Klick auf den Button „Speichern“ gleich anhand der konfigurierten Siegel-Vorlage geschützt. Erst durch den “Siegelbruch“ mit Eingabe einer Begründung ist ein Zugriff wieder möglich. Auch gebrochene Siegel können mit dem Task-System wieder automatisch nach einer konfigurierten Zeit versiegelt werden.

 

Freigabe-Anforderung

Benötigt eine berechtigte Person Zugriff auf einen versiegelten Datensatz, so kann diese eine Freigabe anfordern. Durch die angegebene Begründung, wissen die freigabe-berechtigten Benutzer, warum der Zugriff gewünscht wird.

Freigabe für einen Datensatz anfordern

 

Freigabe erteilen

Die Freigabe kann von den zuständigen Benutzern oder Gruppen erteilt oder abgelehnt werden. An diesem Prozess nehmen je nach Konfiguration mehrere Benutzer und Gruppen teil. 

Das System kann auch so konfiguriert werden, dass eine Ablehnung durch einen Benutzer alle anderen Freigaben für nichtig erklärt und den Freigabelauf abbricht.

 

Freigabe erteilen

 

Benachrichtigung über die Freigbae des Datensatzes

Benachrichtigung über Freigabe

Der Benutzer, der die Freigabe angefordert hat, wird über das Ergebnis des Freigabelaufs benachrichtigt. Wurde die Freigabe erteilt, so kann das Siegel gebrochen werden und der Zugriff zum Datensatz ist möglich. 

Ebenso werden berechtigte Benutzer darüber informiert, wenn das Siegel gebrochen wurde und der Zugriff auf den Datensatz erfolgt ist.

 

Nachvollziehbarkeit

Selbstverständlich werden alle Schritte im Logbuch detailliert festgehalten.

Logbucheinträge für einen Freigabelauf

Die Siegel-Funktionalität ist ab der Professional Edition verfügbar. Einen Überblick über alle Funktionen der verschiedenen Editionen, bietet der Produktvergleich. Klicken Sie im Produktvergleich auf den Reiter "Alle Features", um alle Programm-Features zu sehen.

Ab der Enterprise Edition in Kombination mit dem Enterprise Server und Workflow-System können Datensätze automatisch nach dem Anlegen nach einer Vorlage versiegelt werden.